Как провести продуктивное совещание

Успех команды зависит от того, насколько эффективно она проводит совещания: насколько хорошо команда готовится к нему, проводит его и выполняет достигнутые договоренности. 

На эффективность на совещании также влияют: 

• как команда решает критические вопросы;
• как она приходит к выводам и принимает решения;
• как распределяется работа; 
• как разрешаются конфликты; 
• и как члены команды привлекаются к ответственности. 

Все это определяется тем, как люди взаимодействуют до, во время и после продуктивных совещаний.

Команда Oxord Leadership изучала взаимодействие и поведение лучших в мире топ-команд в течение 20 лет и определила основополагающие нормы продуктивных встреч для руководителей высшего звена.

Оказалось, что доверие, уважение и общение являются краеугольными камнями успеха. Продуктивная команда — это отношения, которые неизменно дают прорывные результаты. Если члены команды действительно нравятся друг другу — это хорошо, но доверие, уважение и хорошие коммуникации обязательны. Иногда члены команды не любят друг друга, но все равно могут работать вместе.

Если нет уважения, не будет сотрудничества. Необходимо подумать, как улучшить коммуникацию на встрече. Иначе не будет никаких отношений. Если нет доверия, нет смысла продолжать.

В этом и заключается вызов. Правильно собранная команда будет иметь высокую степень разнообразия: не только по полу и географии, но и по точкам зрения. Разнообразие необходимо для того, чтобы команда была способна решать комплексные задачи в короткие сроки. И разнообразие неизбежно вызывает конфликты. То есть конфликты в продуктивной команде неизбежны. Пока они нетоксичны, их можно обернуть на пользу. Разные точки зрения порождают споры, которые стимулируют возникновение новых идей и ведут команду к большей эффективности. При условии, что есть доверие, уважение и общение, конфликт и спор приведут к высокой производительности. С другой стороны, если доверия, уважения и желания общаться мало или совсем нет, конфликты и трения станут токсичными, и команда будет сражаться за результат. 

«Если бы вам пришлось одним словом определить причину, по которой большинство команд не реализовали и никогда не реализуют свой полный потенциал, это слово — совещание». 

                                                                                                                      Дейв Барри  

Лучшие команды, с которыми я работал, знают, как использовать совещания, чтобы укрепить доверие и уважение в команде и добиться прорывных результатов. Каждая команда и контекст уникальны, но есть вещи, которые делают высокоэффективные команды до, во время и после совещания и которые приводят к прорыву в производительности.

Перед совещанием

Решите, как провести эффективное совещание и каким оно должно быть. Определите цель и темы, например:

• Обмен информацией. Какой и почему?
• Поиск решения. Какую задачу или проблему нужно решить?
• Принятие решения. Что нужно решать? Кто должен решать? Лидер? Команда? Какие критерии будут использоваться для принятия решения?
• Обеспечение мотивации — тимбилдинг. Почему это необходимо сделать именно сейчас, и как мотивировать команду на совещании?

Сформулируйте для себя вопрос, на который должна ответить команда. Альберт Эйнштейн однажды сказал: «Если бы мне нужно было решить проблему за один час, а моя жизнь зависела от решения, я бы потратил 55 минут на то, чтобы найти правильный вопрос. Как только я найду правильный вопрос, я решу проблему за 5 минут». 

Убедитесь, что вы задаете правильный вопрос, на который могут ответить только те люди, которых вы пригласили на совещание. Правильный вопрос — ключ к эффективной встрече.  

Пригласите правильных людей. Не каждый человек нужен на каждой эффективной встрече команды. Присутствие нужных людей является ключом к оптимальному использованию энергии команды. Правильные люди должны быть подготовлены к совещанию, чтобы ответить на правильный вопрос. Сократите количество участников до такой степени, чтобы на встрече присутствовали только те, кому обязательно там быть.

Обязательно подготовьте ко встрече факты, которые помогут понять контекст как можно более полно и всесторонне.

Избегайте анекдотов и предположений. Обеспечьте четкую повестку дня и дайте достаточно времени на подготовку. С самого начала убедитесь, что люди знают, чего ожидать и готовы к полноценному участию.

Определите необходимые роли на совещании и попросите членов команды принять их. Обычно это:

• Лидер — отвечает за подготовку, результаты и выполнение.
• Фасилитатор — отвечает за динамику и хронометраж процесса.
• Стенографист — отвечает за фиксацию договоренностей и отчет о встрече.
• Участник — вносит свой вклад в разработку решения.

Во время совещания

Используйте эти советы по проведению совещания.Высокопроизводительные команды характеризуются следующими нормами осуществления коммуникаций:

Присутствовать

Во-первых, они приходят! Пропуск совещаний считается крайне неуважительным. Члены высокопроизводительной команды сознательны, эмоционально и интеллектуально присутствуют. Они полностью вовлечены в каждый момент встречи. Они с уважением слушают и поддерживают зрительный контакт. Они наклоняются к говорящим и делают заметки. Они не проверяют свои телефоны, не смотрят в окно и не обдумывают, что сказать дальше. Они прислушиваются к смыслу и опираются на идеи, которые уже озвучены. Когда все полностью присутствуют в разговоре, происходит настоящий диалог. Когда люди отсутствуют, даже частично, разговор становится бессмысленным словесным пинг-понгом.

Быть сознательным

Лучшие члены команды четко понимают, что хотят сказать, прежде чем откроют рот. Каждое слово несет сознательное намерение. Они не понимают, что хотят сказать по ходу дела, и не говорят что-то просто ради того, чтобы их считали остроумными или умными. Они осознают, какой вклад вносят и почему. Это создает уважение и вызывает доверие к их вкладу. Даже если их комментарии спорны, они сказаны осознанно. Лучшие члены команды берут на себя ответственность за результат своих слов.

Быть вежливым

Вежливость — критический фактор в команде с высокими показателями. Жесткое сообщение наиболее эффективно передается мягким голосом и вежливым тоном. Наука о мозге показывает, что на восприятие сообщения влияет не его содержание, а то, как оно произнесено. Неправильно данный положительный комментарий может вызвать отрицательную реакцию.

Неправильно данный положительный комментарий может вызвать отрицательную реакцию.

Тон голоса может активизировать тот или иной участок мозга. В одном исследовании люди получали положительные отзывы, которые были высказаны негативным, критическим тоном, и они выходили из сеанса с чувством подавленности, несмотря на хорошие новости. А когда отрицательный отзыв произносился теплым, позитивным тоном, они чувствовали оптимизм и заряд энергии. Скажите это с уважением. Скажите тихо. Вам не нужно кричать, чтобы вас услышали.

Быть любопытным

Отсутствие интереса — популярная ошибка при проведении совещаний. Лучшие команды верят в позитивные намерения и интеллект своих коллег. Когда что-то звучит неправильно или противоречиво, каждый член команды предполагает, что коллеге известно или видно то, чего он не знает или не видит, и готов выяснить, что это такое. Они выражают любопытство вместо осуждения. Вместо того, чтобы сделать ответное замечание, они будут задавать вопросы и уточнять, что видит или знает их коллега, но не видят они.

Прежде чем оспаривать предположения своих коллег, они бросают вызов своим собственным предположениям. Такие проявления уважения ведут к открытости. Члены высокоэффективных команд усвоили искусство совместного поиска решений на основе коллективной мудрости.

Быть прямым

Лучшие члены команды говорят то, что имеют в виду и имеют в виду то, что говорят. Они переходят к делу, предлагая факты или перспективы, которые вносят значимый вклад в диалог. Хотя такой прямой подход может иногда пугать, удивлять или приводить в замешательство других, они предпочитают четко понимать, что имеется в виду, вместо того, чтобы придумывать свои интерпретации. Если вы говорите прямо и с уважением, это создает основу доверия, которая может перевернуть решающий разговор в позитивное русло.

Быть лаконичным

Лучшие члены команды уважают время и интеллектуальные способности своих коллег и не уточняют того, что сделано или сказано ясно и лаконично. Они не говорят ни минуты дольше, чем необходимо, чтобы внести свой вклад в диалог. Во встречах топовых команд нет места для долгих отступлений. Каждый член команды берет на себя личную ответственность за происходящее. Короче говоря, вносите одно предложение за раз и не повторяйте его в разных вариациях. Если вы не уверены, что вас поняли, попросите дать обратную связь.

После совещания

Совещание — это средство достижения цели, но никогда не самоцель. 

Успех и эффективность любой встречи определяются тем, что происходит в результате. Оценки, которые показывают, насколько людям понравилась встреча, не имеют смысла. То, что произошло в результате, является единственно важным для высокоэффективной команды.

В высокопроизводительных командах после совещания обязательно присутствуют 2 вещи — решимость действовать и абсолютная личная ответственность.

Решимость действовать

• На каждом этапе повестки совещания команда приходит к какому-то выводу.
• Они не оставляют вещи непроясненными: все точки принятия решений понятны.
• Обязательства и ответственность по каждому пункту уточняются, принимаются и выполняются в установленные сроки.
• Лучшие члены команды не только говорят, что они имеют в виду: они всегда делают то, что говорят.

Абсолютная личная ответственность 

• Высокоэффективные команды не бросают начатое на полпути.
• Их совещания заканчиваются жесткой решимостью членов команды выполнять свои задачи и обязательства.
• Высокоэффективные команды не оправдываются. Они принимают абсолютную личную ответственность за результат, а не оправдания.